用 n8n 自动整理会议纪要：录音 → 转写 → AI 总结 → 自动归档

开完会最烦的不是开会，是会后。

整理笔记、写纪要、发跟进、录进系统——一小时的会，往往要花四十分钟善后。

这篇文章讲一套流程：会议结束，纪要自动出现在 Notion / 飞书 / Slack 里，跟进邮件草稿都已经生成好。

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一、为什么选 n8n，不用 Zapier

先说结论：高频流程，n8n 的成本优势是决定性的。

方案	问题
Zapier	按 task 计费。这个流程每次会议要跑十几个节点，量一大就很贵
纯手动	就是你现在这样
n8n	可自托管、免费，执行次数不计费，原生支持 AI 节点

一次会议十几个节点，一天三场会，一个月就是上千次执行——按次计费的方案在这个场景下会失控。

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二、整体流程

会议录音 / 转写文本
        ↓
[触发] Webhook / 定时 / 云盘监听
        ↓
[清洗] 文本分段、去口语词
        ↓
[AI]  LLM 节点：抽取「决议 / 待办（负责人+截止）/ 待确认」
        ↓
[分发] Notion 建页 + Slack 通知 + 邮件跟进

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三、动手搭

1. 部署 n8n

最简单的方式是 Docker：

docker run -it --rm \
  --name n8n \
  -p 5678:5678 \
  -v n8n_data:/home/node/.n8n \
  docker.n8n.io/n8nio/n8n

起来后访问 http://localhost:5678 就能看到编辑器。

2. 触发节点

三种任选：

• Webhook 节点：转写服务推过来就触发，最灵活
• Schedule Trigger：每天定点扫一遍新录音
• Google Drive / 本地文件监听：出现新录音文件就触发

3. 转写

拿录音文件调转写 API（Whisper / 讯飞 / DeepSeek 都行），用 HTTP Request 节点：

• Method：POST
• URL：你的转写服务地址
• Body：multipart/form-data，字段放音频文件
• Header：Authorization: Bearer {{$credentials.apiKey}}

4. AI 总结（核心步骤）

用 AI Agent / OpenAI 节点。

提示词是成败的关键——不要让模型"总结一下"，要约束输出结构：

你是会议纪要助手。基于以下转写文本，只输出三段，不要寒暄：

## 决议
（本次会议真正拍板的事，逐条列出，没有就写"无"）

## 待办
（格式：负责人 — 事项 — 截止时间。缺任何一项标注"待确认"）

## 待确认
（提出但没有结论的问题）

转写文本：
{{ $json.transcript }}

为什么必须约束结构：不加约束，模型会给你一大段好看的废话。没有负责人的"待办"等于没有待办。

5. 归档分发

• Notion 节点：在指定 Database 建页，字段映射"决议 / 待办 / 待确认"
• Slack 节点：把摘要推到频道
• Gmail / 邮件节点：自动起草跟进邮件

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四、几个真会踩的坑

1. 录音合规：录之前必须告知参会人并取得同意。AI 转写工具在合规上等同于录音，别以为"是工具在录"就没事。
2. 转写文本过长：直接塞给模型会超上下文。先分段，或者只把"疑似决议"的段落喂给模型。
3. 待办没有负责人：这是流程最容易失效的地方——没有 owner 的待办会烂在文档里。
4. 别放在纯云端：如果会议涉及敏感信息，自托管 n8n 比 SaaS 更可控。

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五、成本

• n8n 自托管：0 元（用自己的机器）
• 转写 + LLM：按量付费，一小时会议通常几毛到几块钱（看用哪家模型，现在便宜模型价格已经很低了）

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六、效果

跑通之后：

会议结束 → 几分钟内纪要自动进库 → 跟进邮件草稿已生成。

省下的其实不是打字时间，是**"忘了跟进"造成的损失**。

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七、要不要自己搭

自己搭需要：部署 n8n、调通转写 API、反复调提示词、打通归档。

如果不想折腾这些，也可以找人把整套流程搭好交付。