大家好，今天聊一个所有职场人都逃不掉的场景——跨部门沟通 和 PPT。

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你有没有经历过这种感觉

会开完了，对方说了句"嗯，了解了，我们再对齐一下。"

然后就没有然后了。

你在心里默算：这场会，我准备了两天，对方 30 分钟，结论是"再对齐一下"。

再对齐一下是什么意思？意思是什么都没推动。

我一开始以为是自己 PPT 做得不够好看。后来发现不是。是因为我讲的是**“我做了什么”，但对方想听的是"这跟我有什么关系"**。

这两件事差了一个宇宙。

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当时手里有 6 份素材

场景是这样的：我需要跟另一个部门的负责人做一次专题汇报，推动一个跨团队的标准化改进方案。

手里的东西散在各处：

• 一份定价方案（HTML）
• 一份经营型汇报胶片（PPT）
• 两份流程图（drawio 格式）
• 一份竞品对标分析（HTML）
• 一份数据分析报告（HTML）

6 份文件，3 种格式，每份讲的维度完全不同。

以前我的准备流程大概是：读一遍，提炼要点，想故事线，做文档，改来改去。两天起步，改到最后自己都不想看了。

然后开会，对方说"了解了，我们再对齐一下。"

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这次我换了个做法

我把 6 份文件全丢给龙虾，说了这么一段：

“帮我整合这 6 份素材，生成一份面向 [对方部门] 的专题沟通材料。站在对方的角度——他们最关心的不是我做了什么方案，而是’你的改进能解决我什么痛点’。输出为可编辑的 HTML，支持章节隐藏和现场调整。”

30 分钟后，龙虾给了我一份五幕结构的 HTML 文档。

我打开来看了一眼，有点愣。

它把那 6 份文件重新组织成了一条从对方视角出发的故事线——不是"我们做了什么"，而是"你们的痛，我们看到了；这是为什么；我们准备怎么改；改了之后你们会感受到什么不同；我们怎么一起走。"

我当时的反应是：这才对嘛。

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龙虾到底帮我做了什么

第一步：把 6 份文件挨个读懂，给每份打标签

它做的第一件事不是"总结"，而是弄清楚每份材料能回答什么问题。

文件	核心内容标签
定价方案	定价逻辑、分级标准、双轨制
经营胶片	战略定位、团队配置、合作生态
流程图 A	简化业务流程（4 阶段）
流程图 B	完整链路流程（含角色泳道）
竞品对标	评估维度对比、覆盖率差距
数据报告	169 单分析、供应商排名、超期率

这一步的价值在于：6 份材料原本各说各话，打完标签之后它才知道"哪道菜用哪个食材"。

第二步：换位——对方到底想听什么

我告诉龙虾对方的情况：

• 一线业务团队的管理层
• 痛点：供应商不靠谱、下单流程复杂、项目周期拖
• 他们不关心我的定价模型多精妙——他们关心的是"改了之后我少操多少心"

龙虾设计了五幕故事线：

幕	标题	核心信息	素材来源
第一幕	你们的痛，我们看到了	169 单数据：42% 在堆积、头尾供应商效率差 3 倍	数据报告
第二幕	为什么会这样	三个恶性循环 + 评估模型只覆盖 29%	数据报告 + 竞品对标
第三幕	我们准备怎么改	评估升级 + 流程标准化 + 供应商治理	定价方案 + 流程图 + 经营胶片
第四幕	改了之后你们能感受到什么	6 个体感变化：不纠结 / 不盲盒 / 不黑盒 / 不重来 / 不凭感觉 / 不占资源	—
第五幕	怎么合作	协作计划 + 定期机制	—

第四幕是我最喜欢的。“不纠结、不盲盒、不黑盒”——用对方的日常语言描述改进之后的感受，不是"提升效率 X%“，是"你以后不用再猜供应商靠不靠谱了”。

这才是对方愿意听下去的语言。

第三步：生成可以在会上实时改的 HTML

开会最让人焦虑的时刻，是对方突然说了一句你没准备到的问题，然后你要在 100 张 PPT 里找那一页，找不到，尴尬 15 秒。

龙虾给的这份 HTML 解决了这个问题。功能不复杂，但刚好：

• 章节可以实时隐藏——时间不够，折叠后面的章节，对方看不出来
• 文字点哪里改哪里——发现措辞不对，当场改，两秒钟
• 删除 + 撤销——删错了反悔，不慌
• 自动保存——刷新不丢，不用担心白改

材料跟着对话走，不是对话跟着材料走。

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你也能复制，3 步

Step 1：素材直接丢，不用预处理

PDF、HTML、Excel、PPT、Markdown 全丢进去，龙虾自己读，不需要你先整理。

Step 2：说清楚"对方是谁"

这步最关键，也是最容易偷懒跳过的一步。

Prompt 里要写三件事：

• 对方的角色和他们管什么
• 对方最头疼的事
• 对方不需要知道的——这条很多人漏掉

⚠️ 我踩过的坑：第一次没写"对方不需要知道什么"，龙虾把定价公式的完整推导过程写了整整一幕——我们内部讨论了三周的模型细节，全摆出来了。对方根本不需要看这些，他要的只是"这个方案怎么帮我省事"。加上这一句之后，立刻就对了。

模板在这：

请整合以上素材，生成一份面向 [角色] 的沟通材料。

对方的核心关切：
1. [关切点 1]
2. [关切点 2]
3. [关切点 3]

对方不需要知道的：
1. [技术细节 / 内部流程 / 具体公式等]

要求：
- 从对方的痛点出发，不要从"我做了什么"出发
- 每个改进方案对应一个具体的对方痛点
- 最后留出开放讨论的空间

Step 3：加一句要求可编辑输出

加这一句：“输出为可编辑的 HTML，支持章节折叠隐藏、文字直接编辑、删除和撤销。”

龙虾会自动把 contenteditable 和控件都加上去。

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最后

这次开会，对方没有说"了解了，我们再对齐一下"。

他说：“这个数据我之前没看到过，你们能定期给我们同步吗？”

我心里那个感觉——就是这个。

你讲完对方主动问下一步，跟对方礼貌地说"好的我们再对齐"，是完全不同的两场会。区别不是你准备了多久，是你有没有从对方的视角出发去组织材料。

龙虾能帮你做的，就是这件事。

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下一篇预告：第 12 篇——龙虾帮我画了一张全链路流程图。从自然语言描述到 drawio 输出，中间到底经历了什么？精度能到什么程度？我觉得结果会让你有点惊讶。

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养虾系列 · 第二季「龙虾改变工作」· 第 4 篇 / 共 10 篇
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